Phần mềm quản lý kho, bán hàng và công nợ cho cửa hàng

Phần mềm quản lý kho giúp cửa hàng theo dõi hàng hóa, ghi nhận nhập xuất tồn và kiểm soát các khoản phải thu, phải trả trên cùng một hệ thống. Khi kết hợp bán hàng tại quầy với dữ liệu kho, người quản lý có thể đối chiếu đơn bán, số lượng còn lại và tiền khách đã thanh toán mà không phải tổng hợp lại từng bảng riêng.

Giải pháp này hướng đến cửa hàng và doanh nghiệp nhỏ cần quản lý hoạt động hằng ngày: từ khai báo sản phẩm, nhập hàng, chuyển kho đến kiểm kê, bán hàng và xem báo cáo nội bộ.

Giao diện tổng quan trên bản demo. Toàn bộ số liệu và tên đơn vị trong ảnh là dữ liệu minh họa.

Khi nào cửa hàng cần phần mềm quản lý kho?

Một cửa hàng có thể bắt đầu bằng sổ tay hoặc Excel. Tuy nhiên, khi số mã hàng tăng, có nhiều người nhập liệu hoặc phát sinh giao dịch tại nhiều kho, việc đối chiếu dễ mất thời gian. Những câu hỏi tưởng đơn giản như “mã hàng này còn bao nhiêu?”, “đã chuyển sang kho phụ chưa?” hay “khách còn nợ đơn nào?” cần được trả lời từ dữ liệu thống nhất.

Phần mềm phù hợp khi cửa hàng cần theo dõi lịch sử chứng từ, tách bước lập phiếu và xác nhận, kiểm soát hàng thiếu hoặc dư, đồng thời quản lý số tiền đã thu và công nợ còn lại. Mỗi giao dịch có chứng từ liên kết để thuận tiện kiểm tra khi có chênh lệch.

Các chức năng chính của phần mềm

Quản lý hàng hóa theo mã hàng, SKU và mã vạch

Mỗi sản phẩm được khai báo với mã hàng, SKU, tên, đơn vị tính, giá nhập tham khảo và giá bán. Danh mục, nhóm hàng và thương hiệu giúp sắp xếp hàng hóa theo cách cửa hàng đang vận hành.

Với hàng có màu sắc, kích thước hoặc mẫu mã khác nhau, từng biến thể cần theo dõi tồn riêng được tạo thành một SKU riêng. Người dùng có thể tìm kiếm theo tên, mã hoặc mã vạch; đồng thời nhập danh sách từ Excel XLSX hoặc CSV UTF-8 theo mẫu để giảm thao tác nhập từng sản phẩm.

Quản lý thông tin hàng hóa và nhập danh sách theo mẫu.

Quản lý nhập xuất tồn theo từng kho

Hệ thống ghi nhận số lượng tồn theo từng sản phẩm và từng kho. Khi phiếu nhập hoặc xuất được xác nhận, dữ liệu tồn được cập nhật theo giao dịch. Phiếu nháp chưa làm thay đổi số dư, giúp người có trách nhiệm kiểm tra trước khi ghi nhận chính thức.

Thẻ kho lưu lại lịch sử tăng giảm, số phiếu và tồn sau giao dịch. Cửa hàng cũng có thể đặt mức tồn tối thiểu, tối đa cho sản phẩm để lọc các mã chạm ngưỡng hoặc vượt định mức. Các định mức này hiện áp dụng chung cho từng kho, chưa thiết lập riêng theo từng địa điểm.

Theo dõi số lượng và giá trị hàng tại từng kho, mở thẻ kho để đối chiếu chứng từ.

Lập phiếu nhập, xuất, chuyển kho và kiểm kê

Người dùng có thể lập phiếu nhập từ nhà cung cấp, xuất bán, xuất phục vụ nội bộ hoặc chuyển hàng giữa hai kho. Những trường hợp hàng hỏng, mất và xuất hủy có loại phiếu riêng để ghi nhận lý do và theo dõi lịch sử.

Khi kiểm kê, người phụ trách nhập số lượng thực tế, so sánh với số liệu đã chụp lúc lập phiếu rồi xác nhận chênh lệch. Nếu sản phẩm có giao dịch phát sinh sau thời điểm lập kiểm kê, hệ thống yêu cầu kiểm tra lại để tránh ghi đè số tồn mới.

Bán hàng tại quầy và liên kết xuất kho

Màn hình bán hàng tại quầy cho phép chọn kho, thêm hàng vào giỏ, nhập số lượng, đơn giá và số tiền giảm theo dòng. Người bán có thể nhập mã hoặc dùng máy quét mã vạch USB hoạt động như bàn phím để thêm sản phẩm.

Khi hoàn tất đơn, hệ thống kiểm tra tồn, ghi nhận bán hàng và cập nhật kho. Người dùng có thể thu đủ, thu một phần hoặc để lại công nợ khi đã chọn khách hàng. Thuế theo dòng do người sử dụng khai báo; phần mềm không tự xác định thuế suất áp dụng cho từng mặt hàng.

Giỏ hàng POS liên kết với kho và thông tin thanh toán của đơn bán.

Quản lý công nợ khách hàng và nhà cung cấp

Công nợ khách hàng được theo dõi theo từng đơn bán tại quầy. Người quản lý có thể đặt hạn mức nợ, ngày đến hạn và ghi nhận nhiều lần thu tiền. Danh sách công nợ cho biết khoản còn phải thu và các đơn đã quá hạn thanh toán.

Đối với nhà cung cấp, công nợ được tính từ phiếu nhập đã xác nhận và các lần thanh toán đã ghi nhận. Mỗi khoản trả tiền gắn với phiếu nhập để thuận tiện đối chiếu. Hệ thống kiểm tra số thu hoặc số trả không vượt phần công nợ còn lại của chứng từ.

Theo dõi số tiền đã thanh toán và công nợ còn lại theo phiếu nhập.

Báo cáo bán hàng, giá vốn và kế toán nội bộ

Báo cáo nhập xuất tồn giúp đối chiếu số đầu kỳ, lượng nhập, lượng xuất và số cuối kỳ theo thời gian, kho hoặc chi nhánh. Phần bán hàng thể hiện doanh thu sau giảm giá, giá vốn và lợi nhuận gộp. Các báo cáo khác hỗ trợ xem hàng bán chạy, hàng ít biến động và số liệu bán hàng theo nhân viên lập phiếu.

Phân hệ kế toán quản trị nội bộ bổ sung nhật ký chung, sổ cái, cân đối phát sinh và đối chiếu công nợ, giá trị kho. Người có quyền có thể nhập bút toán cân đối, lập bút toán đảo cho chứng từ nhập tay và khóa kỳ ghi sổ.

Lợi nhuận gộp chưa trừ toàn bộ chi phí vận hành. Sổ nội bộ cũng chưa thay thế bộ báo cáo tài chính hoặc kê khai thuế theo chế độ kế toán. Dữ liệu cũ cần được đối chiếu khi chuyển số dư đầu kỳ.

Báo cáo trên dữ liệu demo: doanh thu sau giảm giá được tách khỏi giá vốn và lợi nhuận gộp.

Phân quyền theo vai trò sử dụng

Quản trị viên có thể tạo tài khoản, đặt lại mật khẩu, khóa tài khoản và cấp quyền theo vai trò. Chẳng hạn, nhân viên chỉ xem hàng không được sửa sản phẩm; thu ngân được bán tại quầy nhưng không nhất thiết có quyền quản trị hệ thống.

Quyền được kiểm tra cả khi truy cập đường dẫn hoặc gửi thao tác trực tiếp, không chỉ thông qua việc ẩn menu. Bản hiện tại phân quyền theo chức năng, chưa giới hạn riêng dữ liệu của từng kho hoặc chi nhánh.

Phần mềm phù hợp với những đối tượng nào?

Giải pháp phù hợp với cửa hàng kim khí, điện nước, vật tư, gia dụng, văn phòng phẩm và doanh nghiệp thương mại nhỏ. Shop thời trang cũng có thể sử dụng khi mỗi biến thể màu, kích thước được quản lý bằng SKU riêng.

Với đơn vị có nhiều kho, hệ thống hỗ trợ theo dõi tồn và chuyển hàng giữa các địa điểm. Nếu hoạt động kinh doanh cần quản lý theo lô, hạn sử dụng, serial, định mức sản xuất hoặc quy đổi thùng–hộp–cái cho cùng sản phẩm, cần bổ sung các nghiệp vụ tương ứng trước khi triển khai.

Ví dụ quy trình bán hàng và thu công nợ

Giả sử cửa hàng bán hai sản phẩm với giá 150.000 đồng mỗi sản phẩm và giảm 10.000 đồng cho cả dòng. Trong ví dụ không tính thuế, tổng thanh toán là 290.000 đồng. Khách trả trước 200.000 đồng, phần còn phải thu là 90.000 đồng.

Sau khi hoàn tất đơn, số lượng hàng giảm theo giao dịch và công nợ được gắn với khách đã chọn. Khi thu tiếp 90.000 đồng, người dùng ghi nhận thanh toán trên đơn để công nợ về 0. Lịch sử các lần thu vẫn được lưu để kiểm tra.

Cách bắt đầu sử dụng

Trước tiên, khai báo chi nhánh, kho, đơn vị tính, nhà cung cấp và danh mục hàng hóa. Tiếp theo, kiểm tra dữ liệu tồn, công nợ và số dư mở sổ cần chuyển đổi. Không nên tạo đơn bán giả để nhập công nợ cũ vì có thể làm phát sinh thêm doanh thu và trừ kho không đúng thực tế.

Sau khi cấu hình vai trò, nên chạy thử một chu trình nhập hàng, bán hàng, thu tiền và đối chiếu báo cáo bằng dữ liệu mẫu. Việc kiểm tra trên môi trường sử dụng thực tế giúp phát hiện cấu hình hoặc dữ liệu chưa đầy đủ trước khi đưa vào vận hành. Dữ liệu cần được sao lưu định kỳ và trước mỗi lần cập nhật.

Câu hỏi thường gặp

Phần mềm có hỗ trợ nhiều kho không?

Có. Hàng tồn được theo dõi theo từng kho, có phiếu chuyển giữa kho nguồn và kho nhận. Dữ liệu có thể lọc theo kho hoặc chi nhánh; phân quyền riêng theo địa điểm chưa có trong bản hiện tại.

Có nhập Excel và xuất báo cáo được không?

Có. Danh sách hàng hóa hỗ trợ XLSX hoặc CSV UTF-8 theo mẫu. Một số báo cáo xuất CSV để mở bằng Excel; các màn hình có chức năng in có thể lưu PDF qua trình duyệt.

Có phát hành hóa đơn điện tử thật không?

Bản hiện tại mới tạo hồ sơ hóa đơn nháp và xuất dữ liệu JSON trung gian. Muốn phát hành thật cần tích hợp nhà cung cấp, hoàn thiện thông tin doanh nghiệp và kiểm thử quy trình kết nối. Phiếu bán nội bộ chưa thay thế hóa đơn điện tử đã phát hành.

Cần chuẩn bị gì khi cửa hàng đang có dữ liệu cũ?

Cần kiểm tra danh sách hàng, tồn kho, các khoản công nợ và số dư kế toán mở sổ. Việc chuyển đổi phải đối chiếu được với chứng từ, tránh nhập trùng giao dịch hoặc bỏ sót số tiền đã thu, đã trả.

Trao đổi nhu cầu và xem bản demo

Nếu cửa hàng đang cần kết nối dữ liệu kho, bán hàng và công nợ, hãy bắt đầu bằng một quy trình sát với hoạt động thực tế của đơn vị. Số lượng kho, cách quản lý mã hàng, quy trình xác nhận phiếu và yêu cầu báo cáo là những thông tin quan trọng để lựa chọn phạm vi triển khai.

Liên hệ hotline 0988542856 để trao đổi nhu cầu và xem bản demo phần mềm quản lý kho, từ đó xác định các chức năng có thể sử dụng ngay và những nghiệp vụ cần bổ sung cho cửa hàng của bạn.